Risalah Rapat Umum Pemegang Saham (“RUPS”) wajib dibuat di setiap penyelenggaraan RUPS. Akan tetapi apakah RUPS tersebut harus di buat dalam akta notaris ataukah cukup dengan hanya akta dibawah tangan?
menurut Pasal 1 angka 4 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (“UUPT”) yang berbunyi:
Rapat Umum Pemegang Saham, yang selanjutnya disebut RUPS, adalah Organ Perseroan yang mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris dalam batas yang ditentukan dalam Undang-Undang ini dan/atau anggaran dasar.
Pasal 78 UUPT juga telah diatur secara tegas bahwa:
- RUPS terdiri atas RUPS tahunan dan RUPS lainnya.
- RUPS tahunan wajib diadakan dalam jangka waktu paling lambat 6 (enam) bulan setelah tahun buku berakhir;
- Dalam RUPS tahunan, harus diajukan semua dokumen dari laporan tahunan Perseroan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 ayat (2).
- RUPS lainnya dapat diadakan setiap waktu berdasarkan kebutuhan untuk kepentingan Perseroan.
Sedangkan laporan tahunan pada dasarnya wajib disampaikan oleh Direksi setelah ditelaah oleh Dewan Komisaris dalam jangka waktu 6 bulan setelah tahun buku Perseroan berakhir. Laporan tahunan yang dimaksud harus memuat sekurang-kurangnya:
- Laporan keuangan yang terdiri atas sekurang-kurangnya neraca akhir tahun buku yang baru lampau dalam perbandingan dengan tahun buku sebelumnya, laporan laba rugi dari tahun buku yang bersangkutan, laporan arus kas, dan laporan perubahan ekuitas, serta catatan atas laporan keuangan tersebut;
- Laporan mengenai kegiatan Perseroan;
- Laporan pelaksanaan Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan;
- Rincian masalah yang timbul selama tahun buku yang mempengaruhi kegiatan usaha Perseroan;
- Laporan mengenai tugas pengawasan yang telah dilaksanakan oleh Dewan Komisaris selama tahun buku yang baru lampau;
- Nama anggota Direksi dan anggota Dewan Komisaris;
- Gaji dan tunjangan bagi anggota Direksi dan gaji atau honorarium dan tunjangan bagi anggota Dewan Komisaris Perseroan untuk tahun yang baru lampau.
Mengingat RUPS tahunan adalah salah satu jenis RUPS yang wajib diadakan, maka segala ketentuannya berpedoman dalam UUPT.
Di dalam Pasal 90 UUPT mengatur demikian:
- Setiap penyelenggaraan RUPS, risalah RUPS wajib dibuat dan ditandatangani oleh ketua rapat dan paling sedikit 1 (satu) orang pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta RUPS.
- Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak disyaratkan apabila risalah RUPS tersebut dibuat dengan akta notaris.
Dengan demikian maka dapat disimpulkan bahwa berdasarkan Undang-Undang Perseroan Terbatas No. 40 Tahun 2007 bahwa RUPS Tahunan tidak mewajibkan dalam bentuk Akta Notaris.
Akan tetapi, tetap kami sarankan kepada Anda agar membuatnya dalam bentuk akta notaris sehingga memiliki kekuatan pembuktian yang sempurna dan mengikat. Apabila perseroan Anda sudah terlanjur membuatnya dalam bentuk Akta bawah tangan, maka kami anjurkan untuk dilakukan waarmerking/register ke Notaris.
Apabila Anda membutuhkan konsultasi hukum, Anda dapat mengubungi kami melalui email: lassa@lassaadvocate.com