Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta autentik dan memiliki kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang. Kewenangan Notaris yaitu membuat Akta autentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam Akta autentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan akta, menyimpan akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan akta, sepanjang pembuatan Akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang.
Notaris mempunyai tempat kedudukan (berkantor atau beralamat atau berdomisili) di daerah kabupaten atau kota dan mempunyai wilayah jabatan (wilayah kerja) meliputi seluruh wilayah provinsi dari tempat kedudukannya.
RUPS atau Rapat Umum Pemegang Saham diselenggarakan oleh Perusahaan satu kali dalam setahun sebagai bentuk pertanggungjawaban kegiatan Perusahaan termasuk di dalamnya mengenai laporan keuangan Perusahaan. RUPS wajib diadakan di tempat kedudukan Perseroan atau di tempat Perseroan melakukan kegiatan usahanya yang utama sebagaimana ditentukan dalam anggaran dasar dan dapat juga dilakukan melalui media telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya yang memungkinkan semua peserta RUPS saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi dalam rapat.
Setiap penyelenggaraan RUPS, risalah RUPS wajib dibuat dan ditandatangani oleh ketua rapat dan paling sedikit 1 (satu) orang pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta RUPS, kecuali apabila risalah RUPS dibuat dengan Akta Notaris.
Notaris yang boleh membuat risalah RUPS adalah Notaris yang wilayah kerjanya berada di 1 (satu) provinsi dengan kedudukan Perseroan sebagaimana diatur dalam Pasal 18 UU Jabatan Notaris. Jika dalam membuat akta risalah RUPS, Notaris tidak berada dalam wilayah jabatannya, maka akta ini bukanlah akta otentik karena tidak memenuhi persyaratan akta otentik dalam Pasal 1868 KUHPerdata. Akan tetapi, akta tersebut masih mempunyai kekuataan seperti akta yang dibuat di bawah tangan, apabila akta itu ditandatangani oleh para pihak yang bersangkutan.
Sehingga Risalah RUPS yang dibuat oleh Notaris di luar wilayah jabatannya, maka Risalah RUPS tersebut bukanlah akta otentik melainkan akta bawah tangan.